W myśl art. 5 ust. 1 pkt 5 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535, ze zm.; dalej: ustawa o VAT) opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Zgodnie z literalnym brzmieniem tego przepisu opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają:

1. odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, 
2. eksport towarów, 
3. import towarów, 
4. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, 
5. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Z ustawy o VAT wynika, że przez dostawę towarów, o której mowa, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. 

W myśl art. 13 ust. 1 ustawy przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 5, rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-8.

A zatem dostawy towarów dokonywane przez kontrahentów z różnych państw UE traktowane są jako dostawy wewnątrzwspólnotowe. Jeśli przy tym spełniono określone przesłanki ustawowe, to polski podatnik VAT dokonujący takiej transakcji na rzecz kontrahenta znajdującego się na obszarze UE może zastosować preferencyjną, 0-procentową, stawkę podatku od towarów i usług. 

Wg ustawy o VAT przepisy stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju z którego pochodzi firma. 

Stosownie do treści art. 41 ust. 3 ustawy o VAT w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów stawka podatku wynosi 0 proc., z zastrzeżeniem art. 42.

Przepisy art. 42 ust. 1 ustawy o VAT szczegółowo określają warunki zastosowania 0-procentowej stawki podatku, a mianowicie wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0 proc., pod warunkiem że:

1. podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, i podał ten numer oraz swój numer, o którym mowa, na fakturze stwierdzającej dostawę towarów;
2. podatnik przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, o którym mowa w art. 99, posiada w swojej dokumentacji dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju.

Pierwszy z ww. warunków zastosowania preferencyjnej stawki VAT dotyczy dokonania dostawy na rzecz podatnika posiadającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej.

Należy podkreślić, że ustawodawca w art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT nie wskazuje, w jaki sposób należy uzyskać potwierdzenie faktu, iż nabywca posiada właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla potrzeb wewnątrzwspólnotowych transakcji, nadany przez państwo członkowskie. 

Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej odsyła zainteresowanych do systemu wymiany informacji VIES, stwierdzając: „Na stronie internetowej Komisji Europejskiej (http://ec.europa.eu/taxationcustoms/vies) możliwe jest dokonanie potwierdzenia numerów identyfikacyjnych VAT swoich kontrahentów z państw członkowskich Unii Europejskiej”.

Zatem dla potwierdzenia faktu posiadania przez nabywcę właściwego i ważnego numeru identyfikacyjnego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadanego przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, można uzyskać informację z systemu VIES dostępnego na stronie Komisji Europejskiej lub informację z Biura Wymiany Informacji o VAT. 

System VIES jest systemem informatycznym umożliwiającym państwom członkowskim Unii Europejskiej wymianę informacji o dokonywanych transakcjach wewnątrzwspólnotowych. Zapewnia również dostęp do bazy danych numerów identyfikacyjnych podatników VAT, stosowanych w transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Od 1 stycznia 2004 r. podstawą prawną funkcjonowania tego systemu jest Rozporządzenie Rady (WE) nr 1798/2003 z dnia 7 października 2003 r. w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie podatku od wartości dodanej. 

Na mocy art. 3 ust. 2 tego rozporządzenia każde państwo członkowskie wyznacza jedno centralne biuro łącznikowe upoważnione do współpracy administracyjnej z innymi państwami członkowskimi.

Jeśli chodzi o drugi z wyżej wymienionych warunków, czyli zdefiniowanie i wskazanie dowodów potwierdzających, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, stosowna regulacja prawna zawarta jest w art. 42 ust. 3 ustawy VAT. W myśl tego przepisu dowodami, o których mowa w ust. 1 pkt 2 art. 42, są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju:

1. dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju — w przypadku gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi), 
2. kopia faktury, 
3. specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku.

. Wskazanie w omawianym przepisie na specyfikację jako jeden z dowodów dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę należy odczytywać jako wskazanie przez ustawodawcę na konieczność wykazania elementów identyfikujących towar będący przedmiotem dostawy.

Zgodnie z wolą ustawodawcy, w sytuacji gdy wywóz towaru w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy jest realizowany bezpośrednio przez dostawcę lub bezpośrednio przez unijnego nabywcę, zastosowanie znajdują przepisy o VAT. Zgodnie z tym przepisem w przypadku wywozu towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu podatnika lub nabywcy, podatnik oprócz dokumentów, powinien posiadać dokument zawierający co najmniej:

1. imię nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz nabywcy tych towarów,
2. adres, pod który są przewożone towary, w przypadku gdy jest inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy, 
3. określenie towarów oraz ich ilości,
4. potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca, o którym mowa w pkt 1 lub 2, znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, 
5. rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu — w przypadku gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego.

Zgodnie z tym przepisem, w przypadku gdy dokumenty, nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju towarów dowodami, mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotowa, w szczególności:

1. korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie,
2. dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu,
3. dokument potwierdzający zapłatę za towar z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie, w takim przypadku inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania,
4. dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. 

Reasumując, warunkami zastosowania 0-procentowej stawki podatku od towarów i usług dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów są: zgłoszenie zamiaru dokonywania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów, zarejestrowanie się jako podatnik VAT UE, posiadanie dokumentów potwierdzających dokonanie dostawy zarówno w przypadku korzystania, w celu przewozu towaru z usług firm spedycyjnych, jak również wówczas, gdy przewóz odbywa się własnym środkiem transportu lub środkiem transportu unijnego kontrahenta, a także posiadanie informacji o fakcie, że unijny kontrahent jest podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. 

W myśl ustawy o VAT, jeżeli warunek, o którym mowa, nie został spełniony przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany okres, podatnik wykazuje tę dostawę w ewidencji, o której mowa, jako dostawę na terytorium kraju. Otrzymanie przez podatnika dowodu, o którym mowa wyżej, w terminie późniejszym niż określony, upoważnia podatnika do dokonania korekty złożonej deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej.

A zatem aby podatnik VAT mógł daną dostawę opodatkować wg stawki 0 proc., powinien przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy posiadać dowody, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium Polski i dostarczone do nabywcy na terytorium innego państwa Wspólnoty.